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Impressionen aus dem Amtsbereich

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Umstellung der Verwaltung auf papierlose Schriftgutbearbeitung

Um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen, stellen wir die Verwaltung auf die papierlose Schriftgutbearbeitung um. Das bedeutet, dass sämtliche an uns gerichtete Post von uns eingescannt und bis auf ganz wenige, vom Gesetzgeber festgelegte Ausnahmen, im Computersystem bearbeitet und abgelegt wird.


Für Sie ergibt sich die Möglichkeit, in vielen Fällen ebenfalls auf Ausdrucke und den Postversand zu verzichten und so Zeit sowie Papier- und Portokosten zu sparen.


Rechnungen können als PDF Datei an rechnung@altenpleen.de geschickt werden und kommen so ohne Umweg über die Poststelle an die bearbeitende Stelle. Sie können dabei folgende Formate verwenden:

- pdf (unverschlüsselt)
- Xrechnung
- ZUGFeRD

Nutzen Sie die Mailadresse rechnung@altenpleen.de bitte nur für Rechnungen und Gutschriften. Für die übrige Korrespondenz nutzen Sie bitte die bekannten Kontaktadressen. Eine zügige und korrekte Zuordnung der Mails kann sonst nicht garantiert werden. Selbstverständlich können Sie uns Rechnungen auch wie gewohnt in Papierform zusenden. Aber vielleicht ist der Wegfall der Postlaufzeit, die Porto-, Papier-, und Druckkostenersparnis doch ein kleiner Anreiz, auf das modernere Verfahren umzustellen.

Alle anderen Dokumente können uns als PDF Datei zugeschickt werden, wenn der Absender dies möchte und sich über die Belange des Datenschutzes im Klaren ist. Unsere Datenschutzerklärung mit entsprechenden Hinweisen finden Sie auf unserer Internetseite unter: https://www.altenpleen.de/datenschutzerklaerung

Zur Erstellung von PDF Dateien benötigt man nicht zwingend einen Scanner.
Dokumente, die bereits im eigenen Computer vorliegen, können mit einem der vielen, meist kostenlosen Programme, in eine PDF Datei umgewandelt und dann per Mail verschickt werden. Meist ist der Vorgang derselbe wie beim Drucken auf Papier. Nur das anstelle des Druckers der vom jeweiligen Programm erstellte PDF Drucker verwendet wird.


Für Dokumente, die nicht im Computer vorliegen, wie zum Beispiel ausgefüllte und unterschriebene Formulare, kann man sein Handy oder Tablet als Scanner verwenden. Es gibt viele, sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Apps, die mit Hilfe der Kamera aus fotografierten Dokumenten PDF Dateien erzeugen, die man dann vom Handy direkt per Mail versenden kann. Die meisten dieser Apps bekommt man angeboten, wenn man im Appstore von Apple oder im Playstore von Google nach „Pdf Scanner“ sucht.

Bitte verzichten Sie darauf, uns „normale“ Fotos von Belegen zu schicken. Um diese Belege bearbeiten zu können, müssen wir diese Fotos meist umwandeln und in der Größe anpassen. Probleme mit der Lesbarkeit und damit verbundene zeitaufwändige Nachfragen die die Bearbeitung ihres Anliegens verzögern, sind häufig die Folge.

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